Ефикасна кореспонденција је важно средство при обављању дужности. Она се, у великој мери, своди на јасност изражавања, тачност садржаја и језгровит стил. Јасно писање је важно јер одражава јасно мишљење. Стандардни формати, који се често називају „стил куће“, могу да вам помогну да при структурисању документа не изоставите ниједан кључни део информације.
Међутим, пре него што почнете да пишете размислите о томе шта желите да постигнете. Дали би телефонски позив или брифинг био бољи начин комуникације? Прво правило је да прво разговарате, а пишете само онда кад је то неопходно. То су, на пример, следећи случајеви:
а) ако треба сачувати траг о неком издатку, финансијској или некој другој важној одлуци;
б) ако информацију или одлуку треба проследити ширем кругу прималаца;
ц) ако је ваша порука сувише детаљна или комплексна да би била пренета усмено или је неопходно да се она детаљно проучи.
Увек се трудите да ваша порука буде тачна, кратка и јасна. Структуришите документ логично и саставите ефектан, релевантан и убедљив садржај.
Пренесите своју поруку. Њена сврха је да пренесете информацију или да постигнете циљ или обављање неког посла. Ако вас прималац не буде разумео, ако га не уверите у нешто или не остварите жељени резултат, посао ће бити заустављен или ће људи доћи до погрешних закључака. Увек се питајте: „Да ли је ова тема позната примаоцима?“, „Да ли су им потребна опширна објашњења или уверљиви аргументи?“ Размислите о томе како можете да помогнете читаоцима – упрошћавајући садржај, користећи ефектну форму текста, наглашавајући кључне тачке или прилажући сажетак.
Наведите тачне податке. Ово може деловати као очигледно, али је изузетно важно. Само један конкретан податак може бити кључан за оно о чему пишете. Чак и ако то није случај, читалац који открије грешку у вашем тексту може изгубити поверење. Може се догодити да изазовете велике неприлике министру одбране или Министарству, уколико погрешни подаци дођу до парламента или јавности, чиме бисте починили обману. Никада немојте наводити као чињеницу оно у шта нисте сигурни.
Направите разлику између чињеница и ставова. Нека ваш текст буде користан и непристрасан – направите јасну разлику између чињеница и ставова. Њихово мешање обично указује на то да нисте јасно размислили о теми и ваш читалац може да извуче погрешне закључке. Ако се од вас очекује да наведете став, наведите чији је, како би читаоци знали ком телу или органу да га припишу. Избегавајте бесмислене конструкције као што су „Сматра се да...“
Недвосмислен и концизан стил свима штеди време и труд. Придржавајте се следећих правила:
а) Будите директни и љубазни. Бавите се темом и не одступајте од ње. Главне тачке које желите да истакнете треба да се препознају при првом читању. Будите тактични, дискретни или дипломатски у наступу, када је то неопходно, али потрудите се да ваша порука увек буде јасна. Обраћајте се директно примаоцу или јавности, користећи речи „ви“ и „ваш“. Када пишете о себи и активностима које предузимате у име своје управе или јединице, користите речи „ја“, „мене“, „мој“, „ми“, „наш“, итд. Захваљујући оваквом стилу, тон ваше преписке биће више личан и пријатељски.
б) Пишите јасно и директно. Уколико је оно што имате да кажете уверљиво, није потребно да буде срочено импресивним и звучним речима. Ако то није случај, увијено изражавање неће помоћи. На пример, користите реч „користити“ уместо „бити од користи“, „помоћ“ уместо „асистенција“, „приказати“ уместо „демонстрирати“. Свакако проверите да ли разумете значење речи које користите.
ц) Избегавајте акрониме и скраћенице. Избегавајте употребу акронима и скраћеница, осим у случају кад сте сигурни да ће их читаоци разумети. Увек објасните све техничке изразе. Ако желите да употребите акроним или скраћеницу напишите израз у целини кад га први пут споменете у тексту, а акроним или скраћеницу наведите у загради одмах иза израза (на пример, Министарство одбране (МО)). У дугачким документима биће врло корисно ако приложите и списак скраћеница које сте користили.
д) Избегавајте жаргон. Жаргон је „скуп неразумљивих речи или брбљање“. Речи и изрази које користите ви и ваше колеге могу бити неразумљиви за све остале. Жаргону није место у кореспонденцији.
е) Избегавајте пасиве у реченицама. Ако често користите пасиве, оставићете утисак извештачене, безличне, досадне или безосећајне особе. Можете користити пасив да бисте ублажили значење неке реченице, али водите рачуна да то буде ретко (не више од 15 до 20 одсто). Коришћењем активних глагола постићи ћете да ваш текст буде јасан и директан. Упоредите реченицу „Жао ми је што не могу да испуним рок који сте ми дали“ (активно стање глагола) са реченицом „Уз жаљење, ваш рок не може бити испоштован“ (пасивно стање глагола).
ф) Избегавајте поштапалице. Поштапалице не доприносе вашој поруци већ је замагљују. Изоставите непотребне речи и изразе, као што су „јасно“, „очигледно“, „истина је да“ или „нема сумње да“. Замените „уз помоћ“ са „помоћу“ и „у светлу чињеница“ са „због“.
г) Избегавајте стране речи. Увек постоји начин да нешто изразите матерњим језиком. Латинске и друге стране речи могу да збуне или иритирају.
х) Избегавајте помодне изразе. Многе речи и технички изрази постају помодни, као што су „синергија“, „крупним корацима напред“, „фокус“, „критична маса“ или „џиновски корак“,а често се погрешно користе. Ако је важно да употребите неку такву реч или израз проверите шта тачно значи и користите је ретко.
и) Користите кратке реченице и одговарајућу интерпункцију. Тешко је пратити реченице које имају више од 25 до 30 речи и које изражавају неколико поенти. Варирајте дужину реченица, али нека се оне, у просеку, састоје од 15 до 20 речи. Како би ваша порука била јасна изразите једну поенту у свакој реченици, евентуално две повезане. Интерпункција, такође, доприноси јасности, али ако имате много зареза ваша реченица је вероватно предугачка. Скратите је!
ј) Изражавајте се сажето. У структури војне преписке тежише мора да буде, пре свега, на главној поруци. Користите кратке речи, рецимо, не више од 15 одсто речи које имају више од два слога. Изузев у ретким изузецима, пасуси не треба да буду дужи од десет редова. Нека писма и дописи не буду дужи од једне странице, у већини случајева. За све додатне информације користите прилоге.
к) Пишите стандардне енглеске реченице. Најбоље је користити стандардни ред речи у енглеској реченици: субјекат-предикат-објекат. Овакав стил убрзава комуникацију и помаже читаоцу да разуме главну поруку.
л) Рашчланите свој текст. Поделите текст на страници у пасусе и потпасусе како би имао јасну структуру. У сваком пасусу треба да буде обрађена, у потпуности, једна тема.
м) Избегавајте сексистички језик. Немојте користити изразе који су традиционално повезани са једним полом. Потрудите се да употребљавате речи као што су „лице“, „особе“, „људство“, „официр“ или „колега“. Можете и да користите множину именица, као што су „менаџери“, „команданти“ или „колеге“. На пример, „Официри (уместо Официр) морају да комуницирају ефикасно и они (уместо он) треба да се потруде да не дође до неспоразума“.
н) Информациони алати. Користите све информационе алате који су вам на располагању, на пример, коректор писања (проверите да ли користите одговарајућу верзију енглеског коректора), коректор граматике и тезаурус. Ако су вам на располагању шаблони докумената, користите их. Међутим, увек треба да имате на уму да сте искључиво ви одговорни за квалитет готовог производа.
Следе одломци из Упутства за кореспонденцију у систему одбране Министарства одбране Уједињеног Краљевства и Правила 25-50 за припрему и вођење кореспонденције Копнене војске САД, који илуструју колико детаљне инструкције можете наћи у овим документима.
Илустрације из Упутства за кореспонденцију у систему одбране Министарства одбране Уједињеног Краљевства Конвенције за писање намењене припадницима система одбране
Наређења, намере и препоручене активности
Неке речи и изрази имају специфично значење када их користе припадници система одбране, да би изразили наређења, намере и препоручене активности:
а. Is to и are to. Ови изрази значе директно наређење.
б. Shall и will. Ови изрази значе да ће се нешто догодити у будућности, али не изражавју наређење. Међутим, у правним текстовима постоји јасна разлика између "shall" и "will", тако да значење мора да се интерпретира у зависности од контекста.
в. Should. Овај израз, употребљен у директивама или инструкцијама, значи захтев вишег органа у којем се оставља мала слобода деловања примаоцу.
г. Intend. Овај израз значи да ће се нека активност предузети уколико виши орган не нареди супротно.
д. Propose. Овим изразом предлаже се неки курс акције који се неће предузети уколико га не одобри виши орган.
ђ. Request. Када овај израз упути лице на вишем положају, он значи љубазно наређење лицу на нижем положају и тако га треба разумети.
Илустрације из Правила 25-50 за припрему и вођење кореспонденције у Копненој војсци САД
Стил – писање великим почетним словом
Наслови публикација, докумената, аката, итд.
а) Великим почетним словом пишу се све речи у наслову публикације или документа, изузев речи:a, an, the, at, by, for, in, of, on, to, up, and, as, but, if, or, и nor.
District Code
American Journal of Science
Monograph 55, Research Paper 123
Senate Document 70, али Senate bill 416
б) Када се користе речи извучене из наслова или у општем смислу пишу се малим почетним словом.
the code of the District
history books
a journal of legislative action
any monograph, a research paper by Sales
a historical document from the Senate
ц) Великим почетним словом пишу се титуле које претходе властитом имену.
President Roosevelt
King George
д) Титуле које се користе у општем смислу пишу се малим словом.
a president of a club
a king of spades