У већина формата војне кореспонденције постоје три дела: увод, разрада и закључак. Ради објашњења упутства које следи, ова три дела ће бити дефинисана на следећи начин:
1. УВОД садржи сав материјал који претходи првом реду разраде.
2. РАЗРАДА представља суштину текста и по томе се разликује од разраде и закључка.
3. ЗАКЉУЧАК садржи сав материјал који следи иза последњег реда разраде.
Ознаке степена поверљивости морају се унети у текст у складу са правилима канцеларије пошиљаоца. Војна кореспонденција се може бавити многим темама, али једно војно писмо треба да има само једну тему.
а) Садржај. У уводу писма увек морају бити написани (под условом да нема безбедносних ограничења): потпуно име и презиме, адреса и број телефона лица, главна канцеларија или управа пошиљаоца, датум, референце, предмет и примаоци. Прецизан распоред ових елемената може бити различит, али сваки од њих се мора лако уочити. Остали формати кореспонденције могу садржати многе елементе увода писма, у складу са врстом формата.
б) Датум. Датум мора да садржи дан, месец и годину, овим редоследом. Месеци се пишу пуним речима или скраћено, али се не могу писати бројем (на пример, 10. децембар 1995. или 10. дец. ’95).
ц) Идентификациона ознака. Идентификациона ознака је комбинација слова и/или бројева која је додељена аутору кореспонденције ради олакшавања будуће идентификације.
д) Тема. Тема је кратак исказ о укупном садржају преписке.
е) Адреса. Прималац је орган или лице коме је порука намењена. У случају да постоји више прималаца, може се користити израз ВИДИ СПИСАК ЗА ДОСТАВУ и тада се примаоци не набрајају у уводу. Користи се, такође, и израз СПИСАК ЗА ДОСТАВУ (и друге сличне методе), при чему пошиљалац користи стандардне спискове за доставу установљене у његовом/њеном штабу.
Уколико се разрада састоји од два или више пасуса, они треба да буду нумерисани у читавом тексту. Потпасуси се означавају словима и бројевима. Када постоји само један пасус, он се не означава бројем, али потпасуси се означавају како је наведено у даљем тексту.
Пасуси
Делови, одељци. Уколико је текст обиман или ће бити јаснији ако се подели, можете га поделити делове, одељке или на неки други начин. Овакви елементи текста се означавају римским или арапским бројевима или великим словима, али се при томе и даље сваки пасус обележава редним бројем како би се очувао континуитет обележавања текста.
Поднаслови. Поднаслови се могу ставити изнад појединачних пасуса или групе пасуса који, појединачно, не морају имати сваки свој поднаслов. Групне поднаслове треба написати великим словима и подвући, али их не треба обележити редним бројем.
Пасуси и потпасуси. Када је пожељно насловити пасус или потпасус, овај наслов се пише у првом реду самог текста, и то малим словима, с тим што је прво слово у свакој главној речи велико.
Закључак
а) Садржај. У закључку увек мора бити блок-потпис. Уколико у блок-потпису не пише име команданта или органа из којег се преписка шаље, они се морају навести у закључку.
б) Блок-потпис. Блок-потпис на оригиналу мора увек да садржи својеручни потпис, а име лица и чин (ако је војно лице) мора бити откуцано, написано штампаним словима или печатирано на оригиналу и свим копијама. Уколико потписник није истовремено и лице наведено у уводу, у блок-потпису се напишу речи „ЗА“, „ПО ОВЛАШЋЕЊУ“ или слично.
Додатни документи
а) Анекси. Сви додатни документи који проширују или додатно објашњавају основни документ називају се анекси. Они се користе у случајевима када би уношење свих детаља компликовало разраду документа. Анексе треба:
1. најавити или споменути у разради текста;
2. означити словима оним редом којим се појављују у тексту (ако постоји само један анекс, означава се словом А);
3. појединачно насловити према теми.
б) Додаци. Додатни документи који проширују или додатно објашњавају анексе се називају додаци. Они се користе у случајевима када би уношење свих детаља компликовало анекс. Додатке треба:
1. навести у тексту одговарајућег анекса;
2. означити великим словима по абецедном реду (на пример, Додатак А, Додатак Б). Означите пасусе у оквиру додатка комбинацијом великог слова и арапског броја. Слово означава додатак, а број се односи на редослед параграфа у оквиру додатка (на пример, А–1, Б–1, Б–2). Табеле или илустрације у додатку треба означити комбинацијом слова и арапског броја (на пример, Слика А–1, Слика А–2, Табела А–1, Табела А–2).
ц) Прилози. Додатни документи који сами по себи представљају целовите документе и шаљу се у прилогу називају се прилози. Они, такође, могу имати анексе и додатке.
д) Спискови и ознаке. Сви документи који се шаљу у прилогу морају бити набројани и кратко описани у посебном елементу увода или закључка. Анекси и додаци морају бити споменути у основном документу, како би били лако идентификовани.
Табеле
Често је неопходно представити информације у облику табеле, нарочито у додатним документима. Како би се олакшало прецизно означавање елемената табеле, измене, редови и колоне треба да буду означене на следећи начин:
а) Редови (или, по потреби, појединачни елементи који садрже више редова) означите редним бројем (користе се арапски бројеви) у првој колони слева. Ако треба поделити елемент означен једним редним бројем, делови се обележавају на исти начин као потпасуси.
б) Колоне (укључујући и колону у којој су написани редни бројеви) означите малим словом у загради и напишите га у посебном реду испод наслова колоне. Наслов колоне не треба писати поново ако се табела наставља на више страница.
Референце
Референце које упућују на другу преписку могу бити набројане у уводу или на почетку разраде. Када уводите референцу на неки други документ, опишите је са довољно детаља како би се избегли неспоразуми. Уколико се референца односи на војну пошиљку, мора да садржи следеће информације: канцеларију пошиљаоца, идентификациону ознаку, датум и предмет документа.
Одломци
Одломак из документа се означава у складу са бројем поглавља, одељка и пасуса, а никада се према броју стране. Кад се неки документ преведе или прештампа бројеви страна се могу променити, док оригинални бројеви поглавља, одељака и пасуса остају исти.
Фусноте
Фусноте се, такође, могу користити у разради текста. Омогућавају да се успостави веза са различитим документима и пружају додатна објашњења, а не утичу на основни текст. Дугачке фусноте треба избегавати.
Скраћенице
У војној кореспонденцији припадника савезничких снага коју покрива STANAG 2066 најчешће се не користе скраћенице. У случајевима када се ипак употребљавају, реч или речи треба написати у целини када се први пут спомињу у тексту, а одмах иза њих написати скраћеницу у заградама. Уколико скраћеница замењује комбинацију речи, пише се великим словима без размака или интерпункције између њих (на пример, Supreme Headquarters Allied Powers Europe – SHAPE).