Smesta

Za pisanje dopisa koristite format prilagođene blok-forme. Ovaj format ima tri dela: uvodni, srednji i završni deo.

Uvodni deo ima pet elemenata:

1. Oznaka kancelarije

Otkucajte oznaku kancelarije u drugom redu ispod pečata/grba. U oznaci se navodi kancelarija pošiljaoca (na primer, DAPE-PRR), ali ne treba koristiti identifikacioni broj računara niti tekst-procesora. Moguće je dodati još neke potrebne informacije, pod uslovom da nisu navedene u nazivu predmeta, na primer: ime lica, broj socijalnog osiguranja, čin, vojnoevidencionu specijalnost, broj ugovora ili broj tovarnog lista. Vodite računa da tih informacija ne bude previše. Ako su suviše dugačke napišite ih u drugom redu uz levu marginu.

2. Datum

a) Napišite datum u istom redu kao i oznaku kancelarije.

b) Kraj datuma treba da se nalazi približno u ravni sa desnom marginom.

c) Navedite datum na sledeći način: dan, mesec, godina. Dan – u obliku cifre, amesec napišite celom rečju ukoliko je godina napisana punim brojem, ali ga skratite ako je broj godine skraćen (15. januar 1999. ili 15 jan. 99. ali ne 15. januar 99 ili 15. jan. 1999). Godinu možete napisati sa dve ili četiri cifre, u zavisnosti od toga da li je naziv meseca skraćen ili naveden celom rečju. Jedini izuzetak od ovog pravila jeste pečat sa datumom na kojem je naveden skraćeni naziv meseca, a godina napisana sa četiri cifre.

d) Datum može biti otkucan ili se može staviti pečat sa datumom.

3. Očekivani datum odgovora

Navedite očekivani datum odgovora jedino ako odgovor mora da dođe do određenog datuma. Nemojte insistirati na očekivanom datumu ako nema posebnih razloga za to.

a) Mesto. Očekivani datum odgovora piše se uz desnu marginu u istom redu u kojemse nalazi oznaka ”Odgovor na ruke” ili dva reda iznad datuma dopisa.

b) Određivanje očekivanog datuma odgovora. Uvek uzmite u obzir vremenske faktore, na primer, vreme putovanja dopisa do primaoca, vreme koje je primaocu potrebno da prikupi informacije i vreme putovanja odgovora na dopis.

c) Format datuma. Pogledajte tačku 2 (v).

4. Red za adresiranje počinje rečima „DOPIS ZA“

Otkucajte DOPIS ZA u trećem redu ispod oznake kancelarije. Pišite kancelariji od koje očekujete da izvrši aktivnost. Ne obraćajte se čitavoj glavnoj komandi ukoliko znate koji deo komande je odgovoran za tu aktivnost. Naslovite dopis direktno tom delu komande. Ako se dopis šalje na ruke nekomlicu, navediteime tog lica u zagradi,pored oznake kancelarije.

Izuzetak: u prepisci Lično za, ili pri ocenjivanju i davanju preporuka, dopisi se šalju na ime primaoca i navodi se njegovo zvanje.

Kada je adresa toliko dugačka da je potrebno da se nastavi i u drugom redu, počnite je uz levu marginu, osim u slučaju dopisa koji se šalje na više adresa, kada adresa počinje ispod trećeg slova u redu iznad. Otkucajte adresu velikim slovima ili kombinacijom velikih i malih slova. Budite dosledni,nemojte koristiti oba stila u istom dopisu.

5. Red za naslov predmeta

Otkucajte naslov predmeta u drugom redu ispod poslednjeg reda adrese. Napišite samo jedan naslov,koristeći 10 ili manje reči ukoliko je to moguće. Ukoliko naziv predmeta ima više od 10 reči ograničite njihov broj i koristite usvojene skraćenice. Ako je za navođenje predmeta potrebno više od jednog reda počnite drugi red uz levu marginu. Otkucajte PREDMET velikim slovima (vidi primer).

1. Početak

Počnite tekst u trećem redu ispod reda Predmet.

а) Ukoliko postoje prethodni događaji ili reference važne za ovaj dopis navedite ih u prvom pasusu.

b) Počnite dopis kratkom i jasnom rečenicom o njegovoj svrsi.

c) Navedite preporuke, zaključke ili najvažnije informacije (glavna tačka). U nekim formama kombinuju se svrha i glavna tačka.

d) Jasno razdvojite svaki važan deo. Koristite pasuse, podnaslove ili odeljke.

e) Kada je potrebno, u poslednjem pasusu teksta navedite osobu za kontakt.

2. Prored

Prored između redova u tekstu treba da bude jedan, a između pasusa i potpasusa dva reda. Ako se dopis sastoji od samo jednog pasusa svuda koristite jedan red proreda.

3. Uvlačenje prvog reda

Kada su pasusi podeljeni na potpasuse uvucite prvi red, kao u Primeru 1.

4. Numerisanje pasusa

а) Ako postoji samo jedan pasus u dopisu nemojte ga numerisati.

b) Ako dopis ima više od jednog pasusa obeležite ih kao u Primeru 1.

Glavni elementi završnog dela su red za ovlašćeno lice, potpisnici i spisak priloga. Podelementi mogu biti spisak za distribuciju (označava se sa „DOSTAVITI“), ukoliko je potreban i spisak lica kojima se dostavljaju kopije (označava se slovima CF, što je skraćeno od Copies Furnished).

1. Red za potpisnika dopisa

Ako ovlašćeno lice potpisuje dopis, uz levu marginu u drugom redu ispod poslednjeg reda teksta navodi se „ZA KOGA“ je dopis potpisan. Ovo ovlašćenje piše se velikim slovima i znači da je potpisnik zvanično ovlašćen da potpiše umesto komandanta ili načelnika kancelarije:

ZA KOMANDANTA

R. L. SKOT
General-major, GŠ
Šef kabineta

ZA KOMANDANTA

METJU H. PAKOZA
General-pukovnik
Načelnik Administracije Kopnene vojske

2. Potpisnici

Pogledajte primer.

DŽON DŽ. DŽONS pukovnik u penziji, SAD F. A. SMIT major u penziji, AUS	ROBERT T. BRAUN kapetan u penziji, AUS (poč.) DŽON T. BRAUN general-major u penziji, SAD
(Napomena: Ne postoji posebno pravilo za potpisivanje civila u penziji.

a) Pozicija na strani

Blok-potpis treba da počne na sredini stranice, u petom redu ispod onog u kojem je navedeno „ZA KOGA“ je dopis potpisan. Ukoliko tog reda nema, potpis počinje u petom redu ispod poslednjeg reda teksta.

b) Izostavljanje

Izostavite potpis ako se u trenutku pripreme dopisa ne zna ko će ga potpisati. Ime i zvanje potpisnika može se dodati u vreme potpisivanja, tako što će se otkucati ili će se staviti pečat.

Preuzmite ovaj dokument i primer kao fajl (.doc 115kb)