Smesta

1. Imejl je lak i brz način prepiske i često se piše neformalnim stilom. Donosi mnogo koristi, ali i problema. Imejl se lako može proslediti, što često dovodi do glasina ili do toga da osetljive informacije dospeju u javnost.
2. Iako je često neformalan, imejl ima istu svrhu i status kao i bilo koji zvaničan dokument. Mora se arhivirati (u elektronskoj ili štampanoj formi) ako, na primer, predstavlja ključni dokument za neku instrukciju ili odluku. Imejl takođe podleže Zakonu o slobodi informacija i Zakonu o zaštiti podataka i može se dogoditi da mora da bude objavljen.

Postoji nekoliko jednostavnih saveta za upotrebu imejla koji će vam pomoći da odgovorite na zahteve Zakona o slobodi informacija:

• Da bismo odgovorili na zahteve ovog Zakona, moramo biti u stanju da pronađemo dokument koji se od nas traži. Kada šaljete imejl, označite realistično njegov prioritet. Svima je dosta primanja imejlova koji su označeni kao da su od visoke važnosti, a ipak u njima bude samo standardni materijal.
  
  
• Budite kratki i jasni:
  
  - Eksterna pošta. Ukoliko primalac nije u vašem neposrednom radnom okruženju, nemojte u imejlu koristiti akronime, skraćenice ili žargon. Izbegavajte previše kratak ili neformalan stil, jer možete uvrediti primaoca ili biti pogrešno shvaćeni.
  
  - Interna pošta. Ako primaoci rade u vašem neposrednom okruženju, možete upotrebljavati kratke jezičke forme ili čak akronime ili žargon. Međutim, pazite da, zbog prevelike sažetosti, tekst ne bude nejasan.
  
  
• Ne pišite u Internet imejl žargonu ili stilu poruka preko mobilnog telefona i nemojte suviše često pisati velikim ili masnim slovima, niti podvlačiti tekst.
  
  
• Na imejl možete odgovoriti i u neformalnom stilu, ali imajte u vidu da vaš odgovor predstavlja zvaničan stav vaše uprave. Ako date netačan ili nepotpun odgovor, to može imati pravne i druge posledice.
  
  
• Uvek šaljite imejl sa blok-potpisom da bi primaoci mogli da vide ko ste, posebno ako koristite grupni adresar. Ne stavljajte faksimil potpisa, jer on povećava veličinu imejla, a neki primaoci možda neće moći da ga pročitaju. Neko bi, čak, mogao da kopira vaš potpis na drugi dokument.
  
  
• Kada šaljete odgovor na imejl, ostavite u produžetku originalni tekst prvog imejla jedino ako je veoma važan ili ako odgovor šaljete i nekom ko taj prvi imejl nije video. Ne očekujte da se na imejl odgovori odmah. Ukoliko vam je potreban hitan odgovor, obeležite svoj imejl zastavicom koja označava da je on od prioritetne važnosti. Po potrebi, možete primaoca pozvati i telefonom nakon što pošaljete imejl.
  
  
• Imajte na umu da veliki prilozi (uključujući dokumenta koja imaju slike simbola i grba) povećavaju veličinu imejla. Ukoliko primaoci imaju pristup zajedničkom prostoru na mreži za čuvanje dokumenata, koristite hiperlinkove ili prečice umesto da prilažete fajlove uz imejl. Tako se smanjuje veličina imejla i ne usporava mreža. Dokumenta priložite samo ako primaoci nemaju pristup zajedničkim fajlovima.
  
  
• Ne pretpostavljajte da je primalac pročitao dokument samo zato što ste ga poslali. Iako vi priložite i pošaljete obimne tekstova bez najmanjeg napora, potrebno je dosta vremena da se oni pročitaju.
  
  
• Ne šaljite i štampani dokument i imejl. Time se gubi svrha korišćenja imejla.
  
  
• Ne koristite velike spiskove za distribuciju imejlova da biste privukli pažnju svih. Razmislite o tome kome su informacije koje šaljete zaista potrebne i modifikujte velike spiskove za distribuciju kad god je to moguće.

Imejlom šaljite samo materijal koji NIJE POVERLJIV.

1. Od. U ovu rubriku se automatski unosi imejl adresa pošiljaoca u trenutku slanja poruke.
   
   
2. Poslato. U ovu rubriku se automatski unose datum i vreme u trenutku slanja imejla.
   
   
3. Za. U ovu rubriku unesite adrese onih primalaca na koje se imejl direktno odnosi ili im se daje neki zadatak. Po potrebi, koristite spisak za distribuciju ili kontakt listu. Uvek obratite pažnju na to da li svi primaoci treba da dobiju određeni imejl.
   
   
4. Cc. Skraćenica za „duplikat za” (“carbon copy”) označava rubriku za adrese onih primalaca koji samo treba da budu obavešteni o sadržaju imejla.
   
   - Ne šaljite imejlove na adrese Cc „za svaki slučaj” – posebno ne nadređenima.Po potrebi, koristite spisak za distribuciju ili kontakt listu.
   
   - Ne koristite Bcc („duplikat za nevidljive adrese” / “blind carbon copy”). Ako dodate adresu primaoca u rubriku Bcc, njemu će biti poslata kopija poruke, ali njegovo/njeno ime neće moći da vide ostali primaoci.
   
   
5. Naslov. Koristite skraćenice da bi smanjili broj slova. Unesite sledeće informacije:
   
   a.Datum u formatu: ggggmmdd.
   
   b.Najviše oznake o zaštiti dokumenta koje se primenjuju na tekst poruke ili priloga: P zazaštićeno (protect); R za ograničeno (restricted); C za tajno (confidential); S za poverljivo (secret); TS za strogo poverljivo (top secret). Takođe navedite i deskriptor.
   
   c.Naslov imejla koji treba da bude kratak, ali da jasno opisuje sadržaj.
   
   d.Radno mesto pošiljaoca.
   
   
6. Obraćanje. Može biti neformalno, samo imenom kada pišete osobama koje su imaju isti ili niži čin ili rang. Kada pišete osobama višeg čina ili ranga, napišite čin (g, g-đa ili g-đica za civilna lica) i prezime. Nije važno samo koliko dobro poznajete primaoce, već i ko bi sve mogao da vidi imejl koji ste im poslali.
   
   
7. Sadržaj
   
   a.Pišite samo o jednoj temi da bi sortiranje i arhiviranje bilo lakše.
   
   b.Uvek budite tačni, kratki i jasni. Pišite jasno i gramatički pravilno. Za primaoce u okviru Ministarstva odbrane možete koristiti formu beleške pod uslovom da značenje poruke bude jasno. Ne koristite stil poruka koji se šalju preko mobilnog telefona.
   
   c.Stil i ton treba da odgovaraju činu i zvanju primaoca. Ne zaboravite, može se dogoditi da imejl bude prosleđen i neočekivanom primaocu.
   
   
8. Blok-potpis. Napravite blok-potpis u programu MS Outlook (izaberite Alatke, Opcije, Format imejla, Potpisi, Kreiraj potpis) i podesite da se blok-potpis automatski pojavljuje u novim porukama, odgovorima i prosleđenim porukama. Navedite svoje ime, čin, radno mesto, adresu, civilni i vojni telefonski broj i imejl adresu.
   
   
9. Prilozi. Veliki prilozi koji se šalju Internetom usporavaju brzinu slanja:
   
   a.Trudite se da ne prilažete više od jednog fajla. Koristite program WinZip da biste smanjili veličinufajla.
   
   b.Kad god je to moguće, proverite da li primaoci imaju aplikacije potrebne za otvaranje ičitanje priloga.
   
   c.Kada primaoci imaju pristup zajedničkom prostoru za čuvanje dokumenata na lokalnoj mreži,stavite prečicu ili link za dokument umesto samog dokumenta.
   
   
10. Fotografije. Šaljite fotografije samo kada ne postoji nijedan drugi način da odgovorite na zahteve rokova. Fotografije moraju biti u formatima JPEG (.jpeg or .jpg) ili TIFF.
    
    
11. Zabranjeni materijal. Nikada ne šaljite tračeve i pogrdan, diskriminišući,pornografski ili uvredljivi materijal.

Preuzmite ovaj dokument i primer kao fajl (.doc 64kb)