Smesta

Postoji dve vrste dopisa: zvanični i interni. Zvanični se koriste u prepisci koja se šalje iz štaba, komande, položaja ili sličnih organizacijskih delova Ministarstva odbrane u druge organe, u rutinskoj prepisci sa agencijama Vlade koje su van sistema Ministarstva odbrane, za obaveštavanje o vojnim i civilnim aktivnostima, kao i za ocenjivanje i davanje preporuka zaposlenima u Ministarstvu vojske i vojnicima.

Interni dopisi se koriste u internoj prepisci u okviru istog štaba ili komande ili sličnih organizacijskih delova. Oni se, po pravilu, koji nisu iz vaše organizacione jedinice ili komande. Uzorak za interne dopise se može unapred pripremiti i koristiti kao šablon.

a. Originalni dokument

Za zvanične dopise koristite beli papir sa zaglavljem kao prvu stranu i prazan beli papir za ostale strane. Interni dopisi se pišu ili štampaju na praznom belom papiru; ne koristite zaglavlje.

b. Kopije

Pripremite samo potreban broj primeraka.

c. Datum

Otkucajte dan, mesec i godinu ili stavite pečat sa datumom, mesecom i godinom uz desnu marginu dopisa.

d. Margine

Standardna margina je postavljena na 2,5 cm od leve, desne, gornje i donje ivice papira. Ne treba ravnati tekst uz desnu marginu.

e. Potpisnici

Otkucajte imena vojnih zvaničnika u tri reda, navodeći u prvom redu ime (velikim slovima), u drugom čin i rod vojske, a u trećem zvanje. Ukoliko zvanje zahteva dodatni red, dozvoljena je upotreba četvrtog reda. Prvo slovo u četvrtom redu treba da stoji ispod trećeg slova u trećom redu.

Otkucajte imena civilnih zvaničnika u dva reda navodeći u prvom redu ime (velikim slovima), a u drugom zvanje. Ukoliko zvanje zahteva dodatni red, dozvoljena je upotreba trećeg reda. Prvo slovo u trećem redu treba da stoji ispod trećeg slova u drugom redu. Nemojte pisati akademske titule, oznake za pripadnost verskoj zajednici, ili neke druge titule u prostoru za potpis ukoliko to nije od koristi za Vojsku i ukoliko nije bitno da primalac zna ove informacije. Na primer, upotreba medicinske titule pokazuje da su dostavljene medicinske informacije zasnovane na mišljenju medicinskog stručnjaka.